Je eigen zakenreis boeken? Vermijd verborgen kosten!

Je wil een duidelijk beeld van de kosten van je zakenreis en daarom ga je zelf je zakenreis boeken? Je laat je werknemers hun eigen zakenreis reserveren? Is dat altijd wel een goed idee? We overlopen met jou hieronder de meest voorkomende mogelijkheden die bedrijven gebruiken om zakenreizen te boeken. Kom meer te weten over de verborgen kosten.

1) Senior management boekt zelf

Senior managers zijn vaak degenen die het meeste reizen. En ze kunnen best hun eigen zakenreis boeken. Maar hoeveel kost dit aan het bedrijf? Willen ze echt wel zoveel tijd besteden aan het boeken van hun reis?
Dit zijn ook de meest ervaren (en duurste) medewerkers in het bedrijf. Kunnen ze hun tijd niet nuttiger besteden dan het reserveren van een reis? Zet je senior management efficiënter in en laat hun business trips outsourcen.

2) Elke traveller boekt zelf

Heel vaak reist niet alleen het management. Het lijkt logisch dat je medewerkers zelf hun zakenreis boeken. Zij worden niet zoveel betaald dan senior management, dus dan valt het wel mee van kost, denk je? Maar ook zij hebben het druk. Hebben ze wel de tijd om alle opties af te wegen? Welk overzicht heb je van wat zij reserveren?
De travellers zelf zijn waarschijnlijk tevreden met de reizen die ze zelf boeken, maar uiteindelijk gaat het meer kosten aan het bedrijf. Omdat ze zelf hun reis moeten boeken, reserveren ze meestal op het laatste moment. Geen overzicht van de kosten tot je het expense report te zien krijgt.
Daarenboven, een reis verloopt niet altijd zoals gepland. Dit kan enorm stresserend zijn als de traveller geen degelijke ondersteuning heeft. Laat ook deze zakenreizen outsourcen. Wij van Masters in Travel overwegen alle mogelijkheden en we zijn 24/7 bereikbaar wanneer je medewerker onderweg ondersteuning nodig heeft.

3) De personal assistant boekt zelf

In kleinere bedrijven, of bedrijven waar vooral senior management de meeste reizen doet, worden personal assistants en/of administratief personeel ingezet om de zakenreizen te boeken. Hierdoor bespaar je op de administratie kosten en heb je een overzicht van de uitgaven.
Maar hebben deze mensen wel de juiste ondersteuning en systemen? Hoe goed begrijpen deze mensen de “duty of care”? En zijn ze altijd beschikbaar om de travellers te ondersteunen wanneer er iets verkeerd gaat? Boeken ze enkel de eerste vlucht die naar boven komt op een website? Hebben ze wel de tijd en de kennis om de meest geschikte vluchten/hotels/huurwagens… te onderzoeken? Wij lossen dit op door deze mensen bij te staan en in samenwerking met hen de zakenreis te boeken.

4) Zakenreizen laten boeken door een dedicated in-house Travel Manager

Als er heel veel zakenreizen zijn, kan je een dedicated travel manager aanstellen. Deze optie geeft je de mogelijkheid om een goed overzicht en ondersteuning te bieden voor de travellers wanneer ze het nodig hebben. Je travel manager kan rates met hotels onderhandelen en is verantwoordelijk voor het ontwikkelen, communiceren en afdwingen van de travel policy en de duty of care verantwoordelijkheden.
Maar tenzij je een groot travel team hebt, gaan ze nooit een 24/7 ondersteuning kunnen geven aan de travellers. En in KMO’s is het simpelweg niet mogelijk om 1 persoon te hebben die enkel en alleen travel doet. Dus kan je meer besparen door de business reizen te outsourcen aan specialisten als Masters in Travel.

5) Masters in Travel boekt je zakenreis

Ongeacht de grootte van je bedrijf of hoe vaak/weinig je op zakenreis moet vertrekken, wij ondersteunen zakenreizigers en vinden de meest geschikte oplossingen. Wij voldoen aan je duty of care verantwoordelijkheden en zorgen ervoor dat de zakenreis zo efficiënt mogelijk verloopt.
Dankzij onze schaalgrootte via Travel Experts hebben we een grote koopkracht bij onze leveranciers (voor zowel luchtvaart, hotels, huurwagens, treinen enz…). En we zijn 24/7 beschikbaar om jou en je medewerkers te ondersteunen.

Geschreven door Tom Vleugels