Zakenreis organiseren? 7 tips voor succes!

Je eigen zakenreis organiseren kan tijdrovend zijn. Er komt heel wat bij kijken en je wil dat dit een succes wordt. Bij onze klanten merken we op dat dat succes niet alleen afhangt van hun eigen talenten, maar ook afhankelijk van enkele simpele factoren. Wij geven je deze gemakkelijke tips die het toeval elimineren en van jouw zakenreis een succes maken!

1. Geen TE strakke planning

org ervoor dat je planning goed aansluit, maar hou ook rekening met eventuele vertragingen of meetings die uitlopen. Een planning die in het honderd loopt omdat er geen ruimte voor wat extra tijd is niet goed voor je humeur en concentratie. Plan af en toe een kleine tijdsbuffer in. Het zal je veel stress besparen.

2. Klopt je timing?

Controleer je afspraken en de aansluitingen. Heb je alle informatie? Zijn er last minute wijzigingen?
Vluchturen kunnen altijd veranderen. Wij van Masters in Travel houden je hiervan op de hoogte zodat je zonder zorgen je zakenreis kan plannen.
Vertrouw ook niet op het toeval. Ga er niet automatisch van uit dat je overal een taxi kan vinden. Wees er zeker van of laat je reisbureau een transfer vastleggen.

3. Hou een kopie van belangrijke documenten bij

Een klassieker, maar wordt snel vergeten. Er zijn verschillende apps, zoals Evernote of Dropbox, maar je kan ook een scan van deze documenten naar jezelf mailen.
Kopies van je reisdocumenten nodig? Een simpel berichtje naar Masters in Travel volstaat!

4. Wat zijn je verwachtingen?

Een zakenreis organiseren is ook doelen stellen. Komt de tijd die je besteedt overeen met het te verwachten resultaat? Met hoeveel mensen moet je op zakenreis? Is er tijd voor (verplichte?) sociale activiteiten of os het puur zakelijk? Welke locaties moet je bezoeken?

5. Noodnummers!

Hou belangrijke telefoonnummers bij de hand. Zoals het noodnummer van je reisverzekering en het nummer van de ambassade. Het belangrijkste nummer is dat van Masters in Travel. Je kan hier 24 uur op 24 terecht.

6. Ken de lokale gewoontes

Wanneer je in het buitenland omgaat met anderen, moet je ook de lokale gewoontes kennen. Je wil niet een ander onbedoeld bruuskeren of beledigen. Een geschenk mag niet te groot en niet te klein zijn of ongepast. Een geschenk openmaken is ook een lastige. In Japan maak je het niet op waar de gever van het geschenk bij is; in Europa is het net onbeleefd het ongeopend te laten!
Zorg ervoor dat je op de hoogte ben van de gevoeligheden van de anderen.

7. Bouw tijd in na de reis

Een zakenreis organiseren is niet alleen de reis zelf, maar ook de periode na de reis. Plan genoeg tijd in voor een degelijke follow-up. Blokkeer desnoods een deel van je agenda zodat je op een snelle en efficiënte manier de resultaten van je zakenreis in gang kan zetten.

Geschreven door Tom Vleugels