Je zakenreis boeken inclusief service? Dat doe je zo!

Je zakenreis boeken is wat meer dan “klikken, swipen en voila”.  Nee, zo simpel gaat het niet! We gaan niet alleen op zoek naar de goedkoopste prijzen. Veel meer factoren dan enkel prijs spelen een rol en deze factoren overwegen we in onze voorstellen. Maar hoe maken we jouw zakenreis? 

Van aanvraag tot bevestiging

Je aanvraag voor reservatie

Een aanvraag komt bij ons binnen via email. Heel uitzonderlijk is dit via telefoon. Ofwel Tom ofwel Jeroen behandelt jouw aanvraag. Omdat we werken met één mailbox, werken we als één geheel naadloos samen. De aanvraag komt altijd van de boeker. Komt een aanvraag van de reiziger (wanneer deze niet dezelfde persoon als de boeker is), controleren we dit met de boeker.

Ons voorstel

Voor alle reisonderdelen stellen we verschillende mogelijkheden voor. We houden rekening met de prijs, maar ook met de verhouding prijs/kwaliteit, betrouwbaarheid, wijzigingsvoorwaarden, uurregeling, comfort, voorkeuren van het bedrijf en voorkeuren van de reiziger.

Je bevestiging

De boeker kiest uit de voorgestelde mogelijkheden, waarna wij de verschillende reisonderdelen definitief boeken. De tickets en vouchers (voor hotel en/of huurwagen) sturen we dan naar jou via email. Gelijktijdig versturen we de factuur. Op deze manier is alles snel, vlot en overzichtelijk voor zowel de boeker als de reiziger.

Waarom vouchers en niet je eigen kredietkaart?

Een voucher heeft meerdere voordelen op alles apart per kredietkaart te betalen. Met een kredietkaart betaal je alle kosten ter plaatse en schiet je deze zelf voor.

Dat is niet alleen vervelend, het geeft ook nog extra werk een de reiziger wanneer die alles achteraf administratief moet verwerken voor terugbetaling. Met een kredietkaart van het bedrijf moet er niks voorgeschoten worden, maar dan is het lastiger als je een zakenreis hebt met betwiste uitgaven. En je stelt je ook bloot aan fraude met je kredietkaart.

Door te werken met een voucher, staan de meeste en grootste kosten al direct op onze factuur. Dus de reiziger moet niks voorschieten en niks achteraf administratief verwerken. De boeker heeft een goed overzicht van de gemaakte kosten. En het bedrijf minimaliseert zijn risico op extra kosten. Dus een voucher bespaart je tijd, zorgen en onaangename financiële verrassingen.

Hoe onthouden wij al die voorkeuren?

De voorkeuren van het bedrijf leggen we vast in ons implementatiegesprek. Dit houdt vooral in wie er mag boeken, wie er reist, factuurgegevens, betalingsvoorwaarden enz.

Voor de voorkeuren van de reizigers werken we met profielen. Deze zijn zo gedetailleerd mogelijk, gaande van stoelvoorkeur tot loyaliteitsprogramma’s. Let wel, de maatschappij van de frequent flyer kaart is niet doorslaggevend in ons voorstel. Uiteindelijk beslist de boeker over de reis, niet de zakenreiziger.

We vragen ook de gegevens van paspoort en identiteitskaart. Dankzij deze gegevens doen we voor de reizigers de online check-in. Een onbezorgde zakenreis vinden we essentieel. De focus van je zakenreis is je werk, niet je reis. En onze focus is jouw reis!

Vluchten boeken

Om je boeking definitief te maken, maken we gebruik van verschillende systemen en tools.

Voor vluchten maken we hoofdzakelijk gebruik van Amadeus. Amadeus is een Europees real time-computerreserveringssysteem waarmee we de meeste gerenommeerde airlines boeken. Daarnaast hebben we ook ons eigen platform voor low-cost maatschappijen en om bepaalde (goedkopere) tarieven te boeken. Zijn er op de eigen systemen van de airlines betere tarieven te vinden, dan boeken we daar. En tot slot boeken we ook low cost maatschappijen (bv. Ryanair) op hun eigen website.

Huurwagens

Voor huurwagens hebben we akkoorden met Sunny Cars, Avis, Europcar en nog enkele andere aanbieders. Hierdoor maken we een degelijke vergelijking en maken we een zo compleet mogelijk voorstel, inclusief alle noodzakelijke verzekeringen.

Hotels

Hotelreserveringen maken we op verschillende manieren. Er zijn de grote B2B aanbieders zoals Expedia. Daarnaast hebben we ook toegang tot de grootste internationale “beddenbanken”. Deze bedrijven zijn grote B2B versies van Booking.com.

Wat de laatste jaren enorm aan het terugkomen is, is rechtstreeks boeken bij het hotel. We hebben heel veel akkoorden met gerenommeerde hotelketens (vooral in het luxe en zakensegment). Hierdoor maken we op een heel persoonlijke manier je boeking, soms ook met extra voordelen.

Treinen

Voor Thalys, Eurostar en ICE doen we een beroep op het reserveringssysteem van de NMBS: Atlantis. Naast internationale hogesnelheidstreinen in Europa boeken we hier ook de meeste nationale hogesnelheidstreinen. Het aanbod van Atlantis vullen we aan met het internationale aanbod van de Franse spoorwegen, SNCF.

Zoek je het nog verder en heb je bijvoorbeeld een ticket nodig op de Shinkansen (of kogeltrein) in Japan of Amtrak in de USA? Ook daarvoor hebben we ons contacten!

Telt enkel de prijs?

Je enkel laten leiden door prijs leidt vaak tot verkeerde keuzes. Een vlucht met heel lange wachttijd, de kleinste hotelkamer, een huurwagen met een pak extra verzekeringskosten,… Je komt veel addertjes onder het gras tegen. Aan ons om het gras af te rijden, de adders bloot te leggen en je te wijzen op de voor- en nadelen. Dankzij jouw feedback en onze kennis verloopt je zakenreis zorgeloos.

Boek je jouw zakenreis bij ons? Vertrouw dan ook op onze ondersteuning voor, tijdens en na de reis. We informeren je over de reisdocumenten en we staan voor je klaar als een vlucht vertraagd of geannuleerd is. 24/7 is onze service en advies voor jou beschikbaar.

We staan voor jou klaar!

Een zakenreisboeking is dus niet alleen wat klikken en klaar. We gebruiken onze kennis, contacten en passie om elke zakenreis op jouw maat voor te stellen en te reserveren. Het boeken van een zakenreis is dus niet alleen het reserveren zelf, er is heel wat werk vooraf en tijdens de reis mee gemoeid. Je bespaart niet alleen geld, maar enorm veel tijd en zorgen.

Geschreven voor Tom Vleugels